Onboarding aziendale: significato, strategia ed esempi pratici

Onboarding, orientamento e induction: le differenze

Nel linguaggio HR spesso si utilizzano in modo intercambiabile termini come onboarding, induction e orientamento, ma in realtà hanno sfumature diverse.

• Orientamento: si riferisce al momento iniziale di presentazione dell’azienda, della sua mission, della sua vision e delle regole generali. È un’attività breve e di carattere informativo.
  
  
• Induction: riguarda la formazione più operativa e tecnica, legata al ruolo specifico. Include l’introduzione agli strumenti, alle procedure e agli obiettivi del lavoro.
  
  
• Onboarding: è un processo più ampio, che integra orientamento e induction, ma aggiunge la dimensione culturale e relazionale. L’obiettivo non è solo trasmettere informazioni, ma favorire l’engagement e la fidelizzazione del nuovo dipendente.
  
  

In sintesi, l’onboarding è un percorso completo che aiuta la persona ad adattarsi all’organizzazione sia sul piano professionale sia su quello umano.

 

Le fasi principali dell’onboarding aziendale

Un onboarding efficace si articola in diverse fasi, ciascuna con obiettivi e attività specifiche.^[1][2][3]

1. Pre-onboarding

Inizia già dal momento dell’accettazione dell’offerta di lavoro. In questa fase è importante mantenere il contatto con il futuro dipendente, fornendo materiali informativi, strumenti di accesso alle piattaforme digitali e magari un piccolo “welcome kit” per creare entusiasmo.

2. Il primo giorno

Il primo giorno è cruciale per costruire una buona impressione. L’azienda deve assicurarsi che il nuovo arrivato trovi una postazione pronta, strumenti funzionanti e colleghi disponibili ad accoglierlo. Una presentazione ufficiale al team e una breve sessione di orientamento sono elementi indispensabili.

3. Le prime settimane

In questo periodo avviene la vera e propria induction. Il neoassunto riceve formazione pratica, partecipa a incontri con i manager e inizia a svolgere le prime attività operative. È importante prevedere momenti di feedback e affiancamento per favorire l’apprendimento.

4. Il follow-up

L’onboarding non si conclude con il primo mese: il monitoraggio deve continuare anche dopo, attraverso colloqui periodici, survey di soddisfazione e piani di sviluppo individuali. Il follow-up permette di correggere eventuali criticità e di consolidare la relazione di fiducia con il dipendente.

 

Benefici di un buon processo di onboarding

Implementare un processo di onboarding strutturato porta vantaggi concreti sia all’azienda sia ai collaboratori.

• Riduzione del turnover: un dipendente che si sente accolto e supportato è meno incline a lasciare l’azienda nei primi mesi.
  
  
• Aumento dell’engagement: l’onboarding aiuta a creare un senso di appartenenza e motivazione.
  
  
• Maggiore produttività: un inserimento chiaro e ben organizzato consente ai neoassunti di raggiungere la piena operatività in tempi più rapidi.
  
  
• Migliore employer branding: i nuovi arrivati che vivono un’esperienza positiva diventano ambasciatori del brand aziendale, contribuendo a rafforzarne la reputazione.
  
  

Esempi di onboarding aziendale efficaci

Google^[4]

Il colosso tecnologico prevede un programma strutturato chiamato “Noogler Orientation”, che combina formazione, mentoring e momenti sociali per favorire l’integrazione.

Le fasi dell’onboarding in Google sono 9.

1. Preboarding
   Prima che il nuovo assunto inizi “formalmente”, Google inizia il processo tramite email e accesso a un portale aziendale. Qui il futuro dipendente può leggere documenti e informarsi su vari aspetti: contratto, policy aziendale, welfare aziendale, benefit, fringe benefit, configurazioni tecniche… Anche il manager responsabile del nuovo assunto riceve una checklist con azioni da svolgere: definizione del ruolo, affiancamento con un peer, creazione di rete interna, check-in periodici, apertura al dialogo.
   
   
2. Onboarding buddy
   Google assegna al nuovo assunto un “peer buddy”, cioè un collega con cui può relazionarsi fin dal primo giorno. Questo buddy aiuta ad orientarsi, risponde a domande pratiche, affianca nella comprensione della cultura aziendale e dei dettagli operativi del ruolo.
   
   
3. Orientation
   Durante le prime settimane, il neoassunto (Noogler) partecipa a sessioni formali su cultura aziendale, struttura organizzativa, policy… Si occupa anche del setup tecnico (hardware/software) e riceve il tradizionale “Noogler Kit”, il kit di benvenuto con gadget vari (tazza, cappellino, t-shirt…).
   
   
4. Office tour
   Una visita degli spazi aziendali è parte integrante dell’onboarding: Google spesso la rende simile a un gioco (per esempio come se fosse una caccia al tesoro). Serve a far capire l’ambiente, incontrare persone, prendere confidenza con luoghi, servizi e aree particolari dell’ufficio.
   
   
5. Role-specific training
   Ovviamente Google fornisce anche una formazione legata al ruolo specifico che il dipendente ricopre: corsi sia in presenza sia da fare autonomamente, per garantire che il nuovo assunto abbia gli strumenti tecnici e pratici per iniziare a lavorare.
   
   
6. 1-to-1 con il manager
   Il manager incontra il nuovo assunto nella prima settimana per definire aspettative, obiettivi del primo periodo, ruolo nel team e allineamento con le metriche di performance. Poi ci sono check-in regolari, mensili, almeno per i primi mesi.
   
   
7. Starter project
   Google assegna nei primi giorni/prime settimane un progetto “starter”, a basso rischio e impatto operativo limitato, per permettere al neoassunto di applicare ciò che ha imparato e costruire fiducia, senza troppa pressione. Un modo per imparare sul campo.
   
   
8. Costruire connessioni
   Favorire le relazioni interpersonali è fondamentale: con il “buddy”, con il team, con altri colleghi, anche tramite contesti meno formali. Anche in situazioni di smart working o ibride, Google incoraggia momenti sociali di conversazione e scambio personale per facilitare l’affiatamento.
   
   
9. Meaningful nudges
   Dopo circa due settimane, vengono inviati “nudges” (solleciti, promemoria) al nuovo assunto per stimolare azioni utili: fare domande, pianificare incontri 1-to-1 con il manager, conoscere il team, chiedere feedback, accettare sfide, proporre novità. Serve a mantenere attiva la motivazione e a garantire che l’integrazione non si “raffreddi”.
   
   

Zappos^[5]
Zappos ha un approccio “strano ma efficace” all’onboarding: molto centrato sulla cultura aziendale, coinvolgente, che combina momenti intensivi e simbolici, con l’obiettivo di assicurarsi che solo chi è davvero in linea con i valori resti.

1. CLT training (Customer Loyalty Team)
   Tutti i nuovi assunti, indipendentemente dal ruolo (anche ingegneri, contabili etc.), iniziano con un training di 4 settimane nel Customer Loyalty Team. Durante questo periodo fanno shadowing (ossia seguono colleghi più esperti), ascoltano chiamate con clienti, poi progressivamente rispondono in prima persona.
   Sono incluse sessioni sulla storia dell’azienda, sulla filosofia del servizio clienti, la cultura aziendale, Q&A con senior, e attività (giochi) che rendono l’esperienza più coinvolgente.
   
   
2. Pay to quit
   Al termine del training iniziale, Zappos offre ai nuovi assunti 4.000 dollari per lasciare l’azienda se sentono che non fa proprio per loro o non si riconoscono nella cultura. È un modo per “filtrare” chi non è motivato o non è in sintonia con la mission/valori.
   
   
3. Graduation party
   Chi decide di restare (non accettando l’offerta “pay to quit”) partecipa a una festa di laurea (“graduation party”) come simbolo di passaggio e di accoglienza formale nel gruppo.
   
   
4. On-the-job training (formazione sul ruolo specifico)
   Dopo la fase collettiva iniziale focalizzata su cultura e customer service, i dipendenti passano ai training specifici per il ruolo che dovranno svolgere nel proprio team.

 

Errori comuni da evitare

Nonostante le buone intenzioni, molte aziende commettono errori che compromettono l’efficacia dell’onboarding. Vediamo i più frequenti!

• Assenza di pianificazione: improvvisare senza un piano chiaro porta a un’esperienza frammentata e poco professionale.
  
  
• Sovraccarico di informazioni: concentrare troppi contenuti in pochi giorni rischia di confondere e scoraggiare il neoassunto.
  
  
• Mancanza di follow-up: l’onboarding non è un evento isolato, ma un processo continuo. Ignorare il follow-up significa perdere l’occasione di migliorare l’integrazione nel lungo periodo.
  
  
• Scarsa attenzione alla dimensione relazionale: focalizzarsi solo sugli aspetti tecnici senza curare le relazioni può generare isolamento e demotivazione.
  
  

Conclusione

Un onboarding aziendale ben progettato è un fattore chiave per la crescita e la competitività di ogni organizzazione. Per renderlo davvero efficace è utile seguire alcune linee guida.

• Pianificare le attività con anticipo.
• Personalizzare il percorso in base al ruolo.
• Alternare momenti formativi, relazionali e di feedback.
• Utilizzare strumenti digitali per facilitare la comunicazione e l’accesso alle risorse.
  
  

Infine, ricordiamoci che l’onboarding non è solo un processo HR: è un’esperienza umana che segna il primo capitolo del rapporto tra l’azienda e il nuovo collaboratore. Curarla con attenzione significa gettare le basi per una relazione solida e duratura.