Smart working e flessibilità: lavorare da remoto in modo efficace

Nonostante spesso vengano utilizzati come sinonimi, smart working, telelavoro e lavoro agile indicano approcci diversi.

• Il telelavoro è regolamentato da accordi precisi e prevede che il lavoratore svolga la propria attività in una postazione fissa fuori dall’ufficio, spesso a casa. È più rigido, con vincoli su orari e modalità di controllo.
  
  
• Il lavoro agile, disciplinato in Italia dalla Legge 81/2017, è un’evoluzione del concetto di flessibilità: il lavoratore può alternare presenza e remoto, scegliendo tempi e luoghi, sempre nel rispetto degli obiettivi assegnati. La legge prevede un accordo individuale tra azienda e lavoratore, senza limiti geografici o di orario, ma nel rispetto delle norme sulla sicurezza, il diritto alla disconnessione e la parità di trattamento tra chi lavora in presenza e da remoto.
  
  
• Lo smart working, termine spesso usato per tradurre “lavoro agile”, racchiude la filosofia più ampia di autonomia e responsabilizzazione, supportata da tecnologie digitali e da un nuovo modello di leadership.

Durante l’emergenza Covid, il lavoro agile è stato semplificato, ma dal 1° gennaio 2024 è tornata l’obbligatorietà dell’accordo individuale.

Esistono anche incentivi fiscali e agevolazioni per le aziende che adottano politiche di flessibilità, come crediti d’imposta o bandi regionali per l’adozione di tecnologie abilitanti allo smart working^[1].

Come funziona il lavoro da remoto e con quali vantaggi e svantaggi

Il lavoro da remoto si basa su tre pilastri: tecnologia, comunicazione e organizzazione. Chi lavora utilizza strumenti digitali per connettersi con colleghi e clienti, partecipare a riunioni virtuali, gestire progetti e condividere documenti in cloud.

Vediamo i settori in cui lo smart working è più diffuso.

• Information Technology e sviluppo software
• Marketing e comunicazione
• Consulenza e servizi professionali
• Customer care e formazione online
• Amministrazione e risorse umane
  
  

In generale, tutte le attività che non richiedono una presenza fisica costante possono essere svolte da remoto, con i dovuti adattamenti.

Lo smart working ovviamente porta con sé numerosi vantaggi.

Vediamo i principali vantaggi per i lavoratori:

• Maggiore equilibrio tra vita privata e lavoro
• Risparmio di tempo e costi legati agli spostamenti
• Più autonomia e possibilità di personalizzare il proprio ambiente di lavoro
  
  

E anche quelli per le aziende:

• Riduzione dei costi legati agli spazi fisici
• Aumento della produttività e della motivazione
• Miglior attrattività verso i professionisti e riduzione del turnover
  
  

Tuttavia, esistono anche alcuni svantaggi:

• Possibile isolamento e mancanza di senso di appartenenza
• Rischio di iperconnessione e sovraccarico di lavoro
• Difficoltà nella gestione dei team a distanza, se mancano competenze e strumenti adeguati
  
  

Il ruolo della flessibilità lavorativa nel favorire il benessere e la produttività

La flessibilità è il cuore pulsante dello smart working. Offrire la possibilità di scegliere orari e luoghi di lavoro consente a chi lavora di adattare la professione al proprio stile di vita, migliorando il benessere psicofisico.

Numerosi studi dimostrano che la flessibilità porta a una maggiore soddisfazione lavorativa, a una diminuzione dello stress e a un incremento della produttività. Le persone si sentono più coinvolte e motivate quando percepiscono fiducia da parte dell’azienda^[2].

Ma lavorare bene da remoto non è scontato: richiede disciplina, strumenti adeguati e una comunicazione chiara. Ecco alcune best practice.

• Utilizzare strumenti digitali efficienti, come Microsoft Teams, Zoom, Slack, Trello, Notion e Google Workspace.
  
• Definire obiettivi chiari e misurabili, condividendo aspettative e risultati attesi.
  
  
• Gestire il tempo con metodo, usando tecniche come la Tecnica del Pomodoro (divide una attività in intervalli di 25 minuti, chiamati “pomodori”, seguiti da brevi pause)^[3] o il Time Blocking (divide la giornata in blocchi dedicati a specifiche attività pianificando ogni blocco in anticipo e trasformando la giornata in una mappa ben organizzata)^[4].
  
  
• Stabilire routine e creare uno spazio di lavoro dedicato per favorire concentrazione e produttività.
  
  
• Comunicare frequentemente con il team, usando video call per mantenere il contatto umano.
  
  
• Rispettare i tempi di disconnessione, evitando di lavorare oltre l’orario previsto.
  
  

L’importanza della fiducia tra datore di lavoro e collaboratore in contesti flessibili

La transizione allo smart working richiede un cambiamento culturale. Il controllo diretto lascia spazio alla fiducia, alla delega e alla valutazione per risultati. Senza fiducia, il lavoro agile diventa una trappola di micro-controlli inefficaci.

Le aziende devono investire in leadership empatica, formare i manager sulla gestione dei team da remoto e promuovere una cultura della trasparenza. I collaboratori, a loro volta, devono dimostrare affidabilità e senso di responsabilità.

Per chi si avvicina per la prima volta allo smart working, le opportunità sono molte:

• Maggiore autonomia nel gestire la giornata
• Possibilità di lavorare in ambienti personalizzati
• Bilanciamento tra esigenze personali e professionali

Tuttavia, è utile seguire alcuni consigli pratici:

• Impostare una routine mattutina per iniziare la giornata con energia
• Stabilire confini chiari tra lavoro e tempo libero
• Fare pause regolari e muoversi per evitare sedentarietà
• Mantenere il contatto, anche informale, con colleghi e manager
• Chiedere feedback regolari per migliorare e crescere nel nuovo contesto
  
  

Smart working in Italia: casi di aziende virtuose

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano si focalizza su ricerche che approfondiscono varie sfaccettature del tema e, ogni anno, assegna gli “Smart Working Award” alle organizzazioni che si sono distinte per la capacità di innovare le modalità di lavoro grazie ai loro progetti di lavoro agile. Nel 2024 sono state premiate^[5]:

• Carrefour Italia fra le grandi imprese
• Vaillant Group Italia fra le PMI
• INPS nella categoria Pubblica Amministrazione

Carrefour Italia^[6]

L’attuale policy prevede almeno un giorno di lavoro in ufficio o in una delle sedi di Carrefour e la libertà di scelta del luogo negli altri giorni della settimana.

Per abilitare il lavoro da remoto, l’organizzazione è intervenuta adeguando la dotazione tecnologica messa a disposizione delle persone: pc portatile, cuffie, mouse, alzatina per il laptop e tutte le dotazioni basiche per il lavoro da remoto.

L’adozione dello smart working ha spinto l’azienda a cambiare la propria sede milanese, spostandosi in un nuovo edificio costruito secondo standard tecnologici più avanzati e principi di ecosostenibilità.

È stata poi attivata anche una campagna di change management focalizzata sulla formazione dei manager, concentrandosi in maniera particolare sulla gestione di team ibridi in modo strutturato.

Vaillant Group Italia^[7]

Già tra il 2018 e 2019 l’azienda aveva sviluppato le caratteristiche del progetto “Space Planning & Smart Working”, con l’obiettivo di introdurre un modello di smart working e riprogettare gli spazi della sede di Milano.

Il progetto è stato poi messo in pratica nel settembre del 2023, al termine della ristrutturazione degli uffici. Si è arrivati così ad un nuovo modello organizzativo basato sul principio della delega, sull’orientamento ai risultati, sui processi e sulla comunicazione continua all’interno dell’organizzazione.

Dal 2024, poi, uno dei tre giorni di smart working possibili alla settimana coincide obbligatoriamente con il venerdì: la sede aziendale viene chiusa, decisione che ha portato a benefici economici e ambientali.

C’è stato ovviamente un grande investimento sulle dotazioni tecnologiche messe a disposizione dei lavoratori, oltre alla riprogettazione degli spazi della sede: eliminazione dei muri divisori e creazione di open space che ha consentito di migliorare e velocizzare la comunicazione e lo scambio di informazioni tra le persone.

INPS^[8]

La sperimentazione di lavoro agile partì già nel 2019, poi è stata la pandemia ad accelerare i tempi.

Oggi gli accordi per il lavoro a distanza, sia di lavoro agile sia di lavoro da remoto, vengono siglati solo in modalità digitale: il dipendente può scegliere se pianificare il lavoro agile su base mensile o settimanale, e deve specificare le proprie fasce di contattabilità, di reperibilità e di inoperabilità. La proposta viene automaticamente e digitalmente trasmessa al responsabile che può accettarla, inserendo nell’accordo output, obiettivi e modalità e tempi di rendicontazione, oppure modificarla o rifiutarla, fornendo indicazioni operative.

È estremamente organizzata anche la fondamentale fase di accoglienza e orientamento dei nuovi colleghi: INPS ha progettato un applicativo informatico in cui sono immediatamente consultabili le informazioni di base necessarie in fase di onboarding dei neo-assunti nella nuova realtà lavorativa. Ci sono anche sezioni dedicate al neoassunto (il mentee), al mentor e al loro rapporto di interazione: l’obiettivo è che il mentor possa seguire e promuove la carriera e lo sviluppo professionale del mentee, con la possibilità di fornire dei feedback e instaurare una relazione di reciproca fiducia e sostegno.

Conclusione: verso un futuro del lavoro più umano e flessibile

Lo smart working non è solo una modalità operativa, ma un cambiamento culturale che mette al centro la persona. La combinazione di flessibilità, tecnologia e fiducia reciproca può portare a un modello di lavoro più sostenibile, inclusivo e produttivo.

Le aziende che sapranno abbracciare questo cambiamento saranno quelle capaci di attrarre i migliori professionisti, innovare e costruire un ambiente di lavoro sano.

Con una corretta implementazione e una visione strategica, smart working e flessibilità non sono solo tendenze, ma pilastri del lavoro del futuro.