executive assistant Roma

Grafton Office* è un team dedicato a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito Accounting, Sales, Marketing, HR, Legal, Purchasing and Office Management.Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per accompagnare i nostri candidati verso le mansioni ed i contesti aziendali più coerenti con le loro competenze e le loro aspettative.

Per azienda cliente del settore Moda e Lusso cerchiamo

1 Executive Assistant

La risorsa si occuperà di supportare il Senior Vice President garantendo un’elevata qualità nelle attività di segreteria di direzione e di amministrazione dell’ufficio, assicurando il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane,

Principali Responsabilità:

• Gestire l’agenda del Senior Vice President con un elevato livello di autonomia e supportare l’organizzazione delle riunioni
• Coordinare la cadenza delle riunioni, inclusa la preparazione delle agende, la raccolta degli input, la stesura dei verbali, delle decisioni e delle azioni, nonché il monitoraggio dei follow-up.
• Preparare, formattare e aggiornare presentazioni, corrispondenza, documenti e materiali di supporto “executive-ready”, assicurando coerenza, accuratezza e adeguati standard qualitativi.
• Garantire la distribuzione, l’archiviazione e la tracciabilità dei documenti, delle presentazioni e dei record in entrata e in uscita, mantenendo archivi accurati e facilmente accessibili.
• Gestire le richieste telefoniche e via email con professionalità e discrezione, assicurando adeguato riscontro, follow-up ed eventuale escalation quando necessario.
• Organizzare i viaggi di lavoro in coordinamento con colleghi, funzioni di Gruppo e agenzie esterne, includendo la finalizzazione degli itinerari, la raccolta dei documenti di supporto, la selezione e prenotazione dei voli e la gestione delle prenotazioni alberghiere.
• Gestire le richieste di viaggio e le note spese attraverso i sistemi dedicati, assicurando la loro tempestiva lavorazione, il monitoraggio dei costi e la compliance con le policy aziendali applicabili in materia di viaggi e spese.

Competenze Tecniche richieste

• Solide capacità di gestione di agenda, calendario e riunioni, incluse prioritarizzazione, anticipazione e risoluzione dei conflitti.
• Elevata padronanza degli strumenti Microsoft Office, in particolare Outlook, PowerPoint, Word ed Excel.
• Buona conoscenza dei sistemi di prenotazione viaggi, gestione note spese e sistemi amministrativi interni.

Competenze Soft

• Spiccate capacità organizzative, precisione e attenzione al dettaglio, riservatezza.
• Eccellenti capacità comunicative e di diplomazia
• Flessibilità, adattabilità, proattività e capacità di gestire più priorità in un contesto direzionale dinamico, anche anticipando i bisogni

Qualifiche ed Esperienza

• Pregressa esperienza come Executive Assistant, Personal Assistant o Office Assistant a supporto di figure dirigenziali, preferibilmente in contesti multinazionali o in realtà aziendali complesse.
• Comprovata capacità di gestire informazioni confidenziali, agende esecutive, viaggi, note spese, documentazione e coordinamento cross-funzionale.
• Eccellente conoscenza scritta e parlata dell’inglese e dell’italiano.

Si offre contratto in somministrazione di 6 o 12 mesi con prospettiva di inserimento diretto

Orario di lavoro : Full time 9 - 18 con flessibilità e disponibilità a straordinari

E' presente smart working

La retribuzione sarà commisurata all'esperienza

luogo di lavoro : Roma Centro

*Grafton Office è una specializzazione di Gi Group Spa autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Aut. Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG).

L’offerta si intende rivolta ai candidati nel rispetto del D.lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 2215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento.

I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 al seguente indirizzo www.gigroup.it/privacy-candidati

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