Trasparenza salariale 2026: cosa cambia per aziende e HR

Cos’è la trasparenza salariale e perché è stata introdotta

La trasparenza salariale è l’insieme di misure che consentono alle persone di conoscere in modo più chiaro come vengono determinate le retribuzioni e di verificare l’eventuale presenza di differenze non giustificate tra lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Negli ultimi anni le istituzioni europee hanno individuato nella scarsa trasparenza uno dei fattori che contribuiscono al mantenimento del divario retributivo di genere. In molti casi, infatti, i lavoratori non dispongono delle informazioni necessarie per comprendere se la propria retribuzione sia coerente rispetto a quella di colleghi che svolgono attività comparabili.

La nuova normativa interviene proprio su questo punto, introducendo obblighi di informazione, monitoraggio e rendicontazione che riguardano sia la fase di assunzione sia la gestione del rapporto di lavoro.

Trasparenza salariale: chi deve applicare le nuove regole

Le nuove disposizioni si applicano ai datori di lavoro del settore pubblico e privato. L’ambito di applicazione è particolarmente ampio e coinvolge aziende con lavoratori subordinati a tempo indeterminato, lavoratori a tempo determinato, lavoratori part-time, compresi dirigenti.

Le tutele previste dal decreto si estendono inoltre ai professionisti durante il processo di selezione e assunzione. Questo significa che molte delle novità introdotte entreranno in gioco ancora prima dell’instaurazione del rapporto di lavoro.

I nuovi obblighi per le aziende prima dell’assunzione

Uno degli aspetti più innovativi della normativa riguarda la cosiddetta trasparenza pre-assuntiva.

Obbligo di comunicare la retribuzione

Prima dell’assunzione, l’azienda deve fornire informazioni sulla retribuzione iniziale prevista per la posizione oppure sulla relativa fascia retributiva. Le informazioni devono essere basate su criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere e possono essere inserite direttamente nell’annuncio di lavoro oppure comunicate nel corso del processo di selezione.

Inoltre, il candidato deve poter conoscere le disposizioni del contratto collettivo applicabile alla posizione.

Divieto di chiedere lo storico salariale

Una delle novità più significative riguarda il divieto di richiedere informazioni sulle retribuzioni percepite in precedenti rapporti di lavoro. Le aziende non possono chiedere alle persone coinvolte nel processo di selezione quale fosse il loro stipendio attuale o passato e non possono acquisire tali informazioni nemmeno indirettamente tramite agenzie per il lavoro o società di selezione.

L’obiettivo è evitare che eventuali disparità retributive pregresse continuino a produrre effetti nelle future opportunità professionali.

Annunci e selezioni neutrali rispetto al genere

Gli annunci di lavoro e le procedure di selezione devono essere costruiti secondo criteri neutrali dal punto di vista del genere.

Questo significa prestare attenzione sia al linguaggio utilizzato sia ai criteri adottati per valutare le candidature, evitando elementi che possano determinare discriminazioni dirette o indirette.

Trasparenza salariale durante il rapporto di lavoro

Le novità non riguardano soltanto la fase di assunzione. Anche durante il rapporto di lavoro vengono introdotti nuovi diritti per i lavoratori e nuovi obblighi per i datori di lavoro.

Accessibilità dei criteri retributivi

Le aziende devono rendere accessibili ai lavoratori i criteri utilizzati per determinare la retribuzione, i livelli retributivi e la progressione economica. L’obiettivo è aumentare la comprensibilità dei sistemi retributivi e rendere più chiari i percorsi di crescita economica all’interno dell’organizzazione.

Per i datori di lavoro che applicano un CCNL sottoscritto dalle organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative, l’obbligo può essere assolto anche tramite rinvio al contratto collettivo o agli accordi aziendali applicati. Questo semplifica l’adempimento, purché i criteri risultino comunque accessibili e comprensibili per i lavoratori.

Per le aziende con meno di 50 dipendenti è prevista un’esenzione limitata ai criteri relativi alla progressione economica.

Diritto di informazione dei lavoratori

Ogni lavoratore può richiedere informazioni sul proprio livello retributivo e sui livelli retributivi medi, suddivisi per sesso, relativi alle persone che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. La richiesta può essere presentata una volta all’anno e il datore di lavoro è tenuto a fornire una risposta scritta entro due mesi.

Le aziende devono inoltre informare annualmente tutti i lavoratori dell’esistenza di questo diritto.

Stop alle clausole di segretezza salariale

Il decreto introduce un’altra novità destinata ad avere un impatto significativo sulla cultura organizzativa. Le clausole contrattuali che impediscono ai lavoratori di condividere informazioni sulla propria retribuzione sono considerate nulle.

In altre parole, i dipendenti non possono essere limitati nella possibilità di comunicare ad altri la propria retribuzione quando ciò è finalizzato a verificare il rispetto del principio di parità retributiva.

Privacy e tutela dei dati retributivi

La trasparenza salariale non elimina gli obblighi legati alla protezione dei dati personali. Le informazioni fornite ai lavoratori devono essere strutturate in modo tale da non consentire l’identificazione diretta o indiretta della retribuzione di uno specifico collega.

Questo aspetto assume particolare rilevanza nelle aziende di dimensioni più ridotte, dove il numero limitato di lavoratori potrebbe rendere più semplice individuare gli stipendi individuali. Anche i rappresentanti dei lavoratori e gli organismi che accedono ai dati possono utilizzarli esclusivamente per le finalità previste dalla normativa.

Inoltre, tutte le informazioni devono essere accessibili anche alle persone con disabilità, tenendo conto delle loro specifiche esigenze.

Report sul divario retributivo: chi deve comunicarlo e quando

Il decreto introduce un sistema di monitoraggio periodico del gender pay gap, pensato per rendere più trasparente la presenza di eventuali differenze retributive tra uomini e donne all’interno dell’organizzazione.

Le aziende interessate dovranno comunicare diversi dati, tra cui il divario retributivo medio e mediano, la distribuzione dei lavoratori nei diversi quartili retributivi, le differenze per categoria professionale e le componenti variabili della retribuzione, come bonus, premi e altri elementi accessori. Le scadenze variano in base alla dimensione aziendale.

• Aziende con almeno 250 dipendenti: comunicazione annuale, con prima scadenza fissata al 7 giugno 2027.
• Aziende tra 150 e 249 dipendenti: comunicazione ogni tre anni, con prima scadenza al 7 giugno 2027.
• Aziende tra 100 e 149 dipendenti: comunicazione ogni tre anni, con prima scadenza al 7 giugno 2031.
• Aziende con meno di 100 dipendenti: comunicazione su base volontaria.

Quando scatta la valutazione congiunta delle retribuzioni

Tra gli aspetti più rilevanti del decreto c’è l’introduzione della cosiddetta valutazione congiunta delle retribuzioni.

Si tratta di una procedura obbligatoria che deve essere avviata insieme ai rappresentanti dei lavoratori quando si verificano contemporaneamente tre condizioni:

• Il report evidenzia una differenza retributiva media pari o superiore al 5% tra uomini e donne in una determinata categoria professionale
• L’azienda non riesce a giustificare tale differenza attraverso criteri oggettivi e neutri rispetto al genere
• La differenza non viene corretta entro sei mesi dalla comunicazione dei dati

In questi casi l’organizzazione deve effettuare un’analisi approfondita delle cause che hanno generato il divario e definire misure correttive e piani d’azione finalizzati alla sua eliminazione.

L’analisi deve includere anche la verifica dell’impatto dei congedi di maternità, paternità, parentali e di assistenza sulla progressione retributiva delle persone coinvolte.

Come si definisce un lavoro di pari valore

Uno dei concetti centrali della normativa è quello di lavoro di pari valore. Per stabilire se due attività possono essere considerate equivalenti ai fini retributivi, il datore di lavoro deve utilizzare criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere.

Tra gli elementi da considerare rientrano competenze richieste, responsabilità attribuite, livello di sforzo richiesto e condizioni di lavoro. Possono essere considerati anche altri fattori pertinenti, purché siano applicati in modo coerente e non discriminatorio.

L’applicazione di un CCNL costituisce un importante elemento di riferimento, ma non esonera l’azienda dal verificare che il proprio sistema di classificazione professionale rispetti effettivamente il principio di parità retributiva.

Sanzioni e tutele per i lavoratori

Il decreto non introduce un nuovo sistema autonomo di sanzioni amministrative. Le violazioni vengono ricondotte alla disciplina antidiscriminatoria già prevista dal Codice delle pari opportunità.

In presenza di una discriminazione retributiva, i lavoratori possono agire in giudizio per ottenere tutela. Possono inoltre intervenire organizzazioni sindacali, rappresentanti dei lavoratori e associazioni delegate.

I lavoratori che esercitano i diritti previsti dalla normativa o segnalano possibili violazioni non possono subire trattamenti sfavorevoli, demansionamenti, penalizzazioni o licenziamenti collegati alla loro iniziativa.

Come prepararsi alla trasparenza salariale

Per molte aziende il 2026 rappresenta un’opportunità per rivedere processi e politiche retributive prima che gli obblighi diventino pienamente operativi.

Alcune attività possono essere particolarmente utili:

• Verificare la coerenza delle politiche salariali esistenti
• Definire criteri retributivi chiari e documentabili
• Analizzare eventuali differenze retributive tra uomini e donne
• Aggiornare procedure di recruiting, selezione e salary review
• Formare HR e manager sui nuovi obblighi
• Predisporre sistemi di raccolta e monitoraggio dei dati

L’obiettivo non è soltanto rispettare gli adempimenti normativi, ma costruire processi più trasparenti e comprensibili per lavoratori e professionisti in fase di selezione.

Verso una gestione più trasparente delle politiche retributive

La trasparenza salariale rappresenta un cambiamento importante per aziende e professionisti HR. Le nuove regole introducono obblighi specifici, ma offrono anche l’occasione per rivedere in modo più strutturato criteri retributivi, processi di selezione, percorsi di crescita e sistemi di valutazione.

In questo percorso, affidarsi a un partner esperto può fare la differenza. Grafton supporta le aziende nei processi di recruiting, ricerca e selezione e consulenza HR, aiutandole ad affrontare con maggiore consapevolezza le novità in materia di trasparenza salariale e a costruire processi più chiari, competitivi e allineati alle esigenze del mercato.

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